KZ.271.11.2018                                                                                                 Walim, 29.05.2018 r.

   

 

UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA

o wartości szacunkowej nie przekraczającej progu stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.) określonego w art. 4 pkt. 8.

 

           

W prowadzonym postępowaniu, tj.: zapytanie ofertowe na zadanie pn.: "Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Walim - II postępowanie" oferty złożyły 3 firmy:

 

Oferta nr 1

Instytut Kształcenia Kadr Administracji Państwowej i Samorządowej Sp. z o.o.

Ul. Wielicka 44/45, 30-552 Kraków

Oferta odrzucona (ze względu na niespełnienie warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej oraz błąd w obliczeniu ceny)

Oferta nr 2

InBase Sp. z o.o.

Ul. Stanisława Lentza 10, 02-956 Warszawa

Cena oferty brutto: 2.939,70 zł

Oferta nr 3

Kompleksowe Usługi Doradcze Maciej Gabory 

ul. 1- go Maja 27/3, 57-200 Ząbkowice Śląskie 

Cena oferty brutto: 3.873,27 zł

 

 

Postępowanie unieważniono, ponieważ cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę jaką Zamawiający przeznaczył na realizację zadania.

Od decyzji Zamawiającego nie przysługują środki odwoławcze.

 

Z up. Wójta

Sekretarz Gminy Walim

Aleksandra Ignaszak

 

 

KZ.271.11.2018                                                                                     Walim, dn. 17.05.2018 r.

                                                                                      

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

1. Wójt Gminy Walim zaprasza Państwa do składania ofert w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579) o szacunkowej wartości poniżej 30 000 euro netto, pn.:

 

"Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Walim -

- II postępowanie"

 

 

2. Przedmiot zamówienia będzie realizowany w związku z wejściem z dniem 25 maja 2018 r. nowych przepisów w zakresu ochrony danych osobowych (Rozporządzenia ParlamentuEuropejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osóbfizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnegoprzepływu takich danych, zwanych dalej - RODO, ustawy o ochronie danych osobowych,zwanej dalej UDO). Zamawiający oczekuje,iż Wykonawca przy współpracy z pracownikami Urzędu Gminy Walim przygotuje jednostkę dowykonywania zadań na podstawie nowych przepisów RODO i UDO i będzie wykonywałzadania IOD, w szczególności poprzez:

 

  1. informowanie administratora, oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia (RODO) oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
  2. monitorowanie przestrzegania przepisów krajowych, rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora w dziedzinie ochrony danych osobowych;
  3. podejmowanie działań zwiększające świadomość pracowników przetwarzających poprzez szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania;
  4. prowadzenie okresowych przeglądów stanu zabezpieczenia danych osobowych, audytów i przedstawianie ich wyników administratorowi danych osobowych;
  5. realizacja zaleceń, co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania;
  6. współpraca z organem nadzorczym;
  7. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;
  8. w przypadku incydentu związanego z naruszeniem ochrony danych osobowych pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy rozporządzenia (RODO);
  9. prowadzenie rejestru czynności na zbiorach;
  10. prowadzenie dokumentacji dla administratora danych osobowych;
  11. prowadzenie spraw związanych z incydentami, w przypadku ich wystąpienia;
  12. dokonywanie oceny i szacowania ryzyka celem zastosowania skutecznych metod organizacyjnych i technicznych dla właściwej ochrony danych osobowych u administratora danych osobowych, a w przypadku potrzeby oceny skutków naruszenia ochrony danych osobowych;
  13. przygotowywanie do podpisania przez administratora poleceń - upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenie ewidencji osób poleceń- upoważnionych.

 

3. Warunki udziału w postępowaniu.

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy złożą ofertę (na Druku oferty według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) oraz którzy są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełnią warunki w zakresie posiadania:

  1. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - złożą w tym zakresie oświadczenie na Druku oferty,
  2. sytuacji ekonomicznej lub finansowej - złożą w tym zakresie oświadczenie na Druku oferty,
  3. zdolności technicznej lub zawodowej - złożą w tym zakresie oświadczenie na Druku oferty, iż posiadają wiedzę i doświadczenie w wykonywaniu przedmiotu zamówienia i wykażą, iż w okresie ostatnich 5 lat świadczyli usługę w zakresie ochrony danych osobowych, w co najmniej 2 podmiotach przez okres co najmniej pół roku lub w 1 podmiocie przez okres co najmniej 1 roku. Zdolność zawodowa (doświadczenie) dotyczy Wykonawcy (podwykonawcy, osób/osoby), który bezpośrednio będzie wykonywał przedmiot zamówienia.

 

4. Kryteria oceny ofert

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najkorzystniejszy bilans kryterium ceny i ilość dni roboczych wykonywania usługi w siedzibie Zamawiającego w miesiącu. Zamawiający ustala następujące wagi dla podanych kryteriów:

Kryterium I: Cena oferty brutto (C) wskazana w ofercie - Waga 85%

Kryterium II: Ilość dni roboczych wykonywania usługi w siedzibie Zamawiającego w miesiącu (R) wskazana w ofercie - Waga 15%

? LPC - liczba punktów uzyskana w kryterium I - Cena oferty brutto;

C oferty najniższej - najniższa wartość brutto oferty wśród rozpatrywanych ofert;

C oferty badanej - wartość brutto oferty badanej;

LPC = (C oferty najniższej / C oferty badanej) x 85 pkt.

Cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z przedmiotem zamówienia łącznie z ewentualnym dojazdem do siedziby jednostki.

? LPR - liczba punktów uzyskana w kryterium II - Ilość dni roboczych wykonywania usługi w siedzibie Zamawiającego w miesiącu.

Ilość dni roboczych* wykonywania usługi w siedzibie Zamawiającego w miesiącu (R) w badanej ofercie:

  •  dla R= 1 - LPR = 0 punktów
  •  dla R= 2 - LPR = 5 punktów
  •  dla R= 3 - LPR = 10 punktów
  •  dla R= 4 - LPR = 15 punktów

*1 dzień roboczy oznacza 8 godzin wykonywania usługi w siedzibie Zamawiającego.

 

5. Termin wykonywania zadania

Od dnia podpisania umowydo dn. 30.06.2019 r. (z możliwością dalszej współpracy).

6. Termin i miejsce składania ofert:

Oferty należy składać do dn. 25 maja 2018 roku (piątek) do godz. 1200,w sposób:

  • osobiście, korespondencyjnie w siedzibie Zamawiającego (Urząd Gminy Walim, Ul. Boczna 9, 58-320 Walim), lub
  • przesłanie faxem: (74) 849 43 55, lub

7. Osobą uprawnioną do kontaktu w sprawie niniejszego postępowania jest:

Pani Aleksandra Ignaszak, tel. (74) 8494 343, e-mail: sekretarz@walim.pl

 

8. Warunki finansowania

Podstawę zapłaty wynagrodzenia stanowić będą faktury VAT/rachunki wraz z zatwierdzonym przez Zamawiającego wykazem czynności wykonanych w danym miesiącu przekazanym Zamawiającemu w terminie do 5-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym usługa została wykonana. Termin płatności faktury/rachunku ustala się na 21 dni licząc od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku. 

 

9. Warunki rozpatrzenia oferty

a) złożenie oferty, w terminie i miejscu wskazanym w ogłoszeniu, podpisanej przez upoważnioną osobę. Wykonawca, który złożył ofertę w formie elektronicznej przed podpisaniem umowy złoży ofertę w oryginale lub złoży podpis na wydruku oferty przesłanej elektronicznie.

b) zaoferowanie wykonania zamówienia spełniającego wymogi niniejszego postępowania poprzez złożenie stosownego oświadczenia na Druku oferty.

c) spełnienie warunków pozwalających wykonać zamówienie tj w zakresie posiadania:

- kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,

- sytuacji ekonomicznej lub finansowej,

- zdolności technicznej lub zawodowej opisanej, jako minimum wymagań w pkt 3.c)

d) złożenie oświadczenia w zakresie spełniania warunku zdolności zawodowej, opisanej w pkt 3.c) poprzez wskazanie wykonania / wykonywania usług wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy. W przypadku usług nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

 

10. Wybór oferty nastąpi najpóźniej w dn. 28.05.2018 r.

 

               

               

Załączniki:

1. Druk oferty

2. Wzór umowy

 

                                                                                             

 

Wójt Gminy Walim

Adam Hausman