Biuletyn Informacji Publicznej
Gmina Walim

INFORMACJA O WYNIKU

postępowania o wartości szacunkowej nie przekraczającej progu stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.) określonego w art. 4 pkt. 8. W prowadzonym postępowaniu pn.:

"Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Walim"

oferty nadesłało 6 firm:

Do realizacji zamówienia wybrano najkorzystniejszą ofertę (nr 3) złożoną przez firmę:

POLSKI INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Ul. Łęczycka 8, 85-737 Bydgoszcz

Z firmą tą zostanie zawarta umowa.

Od decyzji Zamawiającego nie przysługują środki odwoławcze.

Wójt Gminy Walim

Adam Hausman

KZ.271.6.2018                                                                                            Walim, 27.03.2018 r.

ODPOWIEDZI NA PYTANIA

z dn. 23.03.2018 r.

1. Dane podmiotu oraz jego specyfika - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Urząd Gminy Walim - Jednostka Samorządu Terytorialnego.

2. Ilość osób zatrudnionych - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Zatrudnienie: 22 - pracowników umysłowych, 8 - pracowników fizycznych.

3. Ilość osób mających dostęp do danych osobowych - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

22 pracowników umysłowych.

4. Ilość lokalizacji z podziałem na ilość osób w nich pracujących - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Jedna lokalizacja - Urząd Gminy Walim w jednym budynku.

5. Czy została opracowana dokumentacja odo - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Została opracowana dokumentacja odo.

6. Czy zostały zidentyfikowane zbiory danych osobowych - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Tak - w trakcie identyfikowania. Zadnie zostanie wykonane przez Zespół pracowników urzędu.

7. Czy zostały wydane pracownikom upoważnienia - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Tak - w trakcie wydawania. Zadanie zostanie wykonane przez urząd.

8. Czy zostały zawarte umowy powierzenie/poufności - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Nie zostały zawarte umowy powierzenia/poufności.

9. Czy był dotychczas powołany ABI - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Tak, Sekretarz Gminy był dotychczas ABI.

10. Czy zbierane są dane wrażliwe - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Dane wrażliwe nie są zbierane.

11. Czy były prowadzone szkolenia z odo - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

W zakresie odo przeszkolone są 2. osoby. Pozostali pracownicy nie zostali przeszkoleni.

12. Czy dane osobowe przekazywane są do państwa trzeciego - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Dane nie są przekazywane do państwa trzeciego.

13. Ilość systemów informatycznych w których przetwarzane są dane osobowe, jakie to systemy? - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Dane osobowe przetwarzane są w 5. systemach informatycznych: Proton, Wydra, Foka, Selwin, Koncesje Alkoholowe.

14. Na ilu komputerach przetwarzane są dane osobowe - należy udzielić oddzielnej informacji dla każdego z podmiotów, które ma obejmować usługa

Dane przetwarzane są na 22 komputerach.

Wójt Gminy Walim

Adam Hausman

KZ.271.6.2018                                                                                       Walim, dn. 21.03.2018 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

1. Wójt Gminy Walim zaprasza Państwa do składania ofert w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579) o szacunkowej wartości poniżej 30 000 euro netto, pn.:

"Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Walim"

2. Przedmiot zamówienia będzie realizowany w związku z wejściem z dniem 25 maja 2018 r. nowych przepisów w zakresu ochrony danych osobowych (Rozporządzenia ParlamentuEuropejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osóbfizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnegoprzepływu takich danych, zwanych dalej - RODO, ustawy o ochronie danych osobowych,zwanej dalej UDO). Zamawiający oczekuje,iż Wykonawca przy współpracy z pracownikami Urzędu Gminy Walim przygotuje jednostkę dowykonywania zadań na podstawie nowych przepisów RODO i UDO i będzie wykonywałzadania IOD, w szczególności poprzez:

1. informowanie administratora, oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia (RODO) oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
2. monitorowanie przestrzegania przepisów krajowych, rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora w dziedzinie ochrony danych osobowych;
3. podejmowanie działań zwiększające świadomość pracowników przetwarzających poprzez szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania;
4. prowadzenie okresowych przeglądów stanu zabezpieczenia danych osobowych, audytów i przedstawianie ich wyników administratorowi danych osobowych;
5. realizacja zaleceń, co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania;
6. współpraca z organem nadzorczym;
7. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;
8. w przypadku incydentu związanego z naruszeniem ochrony danych osobowych pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy rozporządzenia ( RODO);
9. prowadzenie rejestru czynności na zbiorach;
10. prowadzenie dokumentacji dla administratora danych osobowych;
11. prowadzenie spraw związanych z incydentami, w przypadku ich wystąpienia;
12. dokonywanie oceny i szacowania ryzyka celem zastosowania skutecznych metod organizacyjnych i technicznych dla właściwej ochrony danych osobowych u administratora danych osobowych, a w przypadku potrzeby oceny skutków naruszenia ochrony danych osobowych;
13. przygotowywanie do podpisania przez administratora poleceń - upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenie ewidencji osób poleceń- upoważnionych.

3. Warunki udziału w postępowaniu.

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy złożą ofertę (na Druku oferty według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) oraz którzy są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełnią warunki w zakresie posiadania:

1. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - złożą w tym zakresie oświadczenie na Druku oferty,
2. sytuacji ekonomicznej lub finansowej - złożą w tym zakresie oświadczenie na Druku oferty,
3. zdolności technicznej lub zawodowej - złożą w tym zakresie oświadczenie na Druku oferty, iż posiadają wiedzę i doświadczenie w wykonywaniu przedmiotu zamówienia i wykażą, iż w okresie ostatnich 5 lat świadczyli usługę w zakresie ochrony danych osobowych, w co najmniej 2 podmiotach przez okres co najmniej pół roku lub w 1 podmiocie przez okres co najmniej 1 roku. Zdolność zawodowa (doświadczenie) dotyczy Wykonawcy (podwykonawcy, osób/osoby), która bezpośrednio będzie wykonywała przedmiot zamówienia.

4. Kryteria oceny ofert

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najkorzystniejszy bilans kryterium ceny i kryterium doświadczenia, przy czym Zamawiający ustala dla:

Cena - 85 pkt (liczone w następujący sposób: cena minimalna/cena badana x 85 pkt). Cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z przedmiotem zamówienia łącznie z ewentualnym dojazdem do siedziby jednostki.

Doświadczenie - 15 pkt w tym kryterium Zamawiający przyzna maksymalnie:

- 5 pkt, o ile Wykonawca posiada doświadczenie w okresie ostatnich 5 lat w świadczeniu usługi w zakresie ochrony danych osobowych w co najmniej 2 podmiotach przez okres co najmniej pół roku lub 1 podmiocie przez okres co najmniej 1 roku,

- 10 pkt, o ile Wykonawca posiada doświadczenie w okresie ostatnich 5 lat w świadczeniu usługi w zakresie ochrony danych osobowych w co najmniej 4 podmiotach przez okres co najmniej pół roku lub w 1 podmiocie przez okres co najmniej 2 lat,

- 15 pkt, o ile Wykonawca posiada doświadczenie w okresie ostatnich 5 lat w świadczeniu usługi w zakresie ochrony danych osobowych w co najmniej 6 podmiotach przez okres co najmniej pół roku lub w 1 podmiocie przez okres co najmniej 5 lat.

Ocenie poddane zostanie doświadczenie Wykonawcy (podwykonawcy, osób/osoby), który bezpośrednio będzie wykonywać przedmiot zamówienia.

5. Termin wykonywania zadania

Od dnia podpisania umowydo dn. 31.12.2018 r. (z możliwością dalszej współpracy).

6. Termin i miejsce składania ofert:

Oferty należy składać do dn. 3 kwietnia 2018 roku (wtorek) do godz. 15⁰⁰,w sposób:

• osobiście, korespondencyjnie w siedzibie Zamawiającego (Urząd Gminy Walim, Ul. Boczna 9, 58-320 Walim), lub
• przesłanie faxem: (74) 849 43 55, lub
  • pocztą elektroniczną na adres: przetargi@walim.pl , klos@walim.pl

7. Osobą uprawnioną do kontaktu w sprawie niniejszego postępowania jest:

Pani Aleksandra Ignaszak, tel. (74) 8494 343, e-mail: sekretarz@walim.pl

8. Warunki finansowania

Za wykonanie przedmiotu zamówienia ustala się wynagrodzenie ryczałtowe (na podstawie umowy zlecenie) z uwzględnieniem należnego podatku VAT zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług chyba, że Wykonawca nie jest podatnikiem VAT.Zapłata za wykonanie zgodnie z postawionymi warunkami zamówienia następować będzie miesięcznie - w miesiącu następującym po miesiącu świadczenia usługi przelewem w ciągu 14 dni licząc od dnia otrzymania faktury. Faktura płatna będzie na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

9. Warunki rozpatrzenia oferty

a) złożenie oferty, w terminie i miejscu wskazanym w ogłoszeniu, podpisanej przez upoważnioną osobę. Wykonawca, który złożył ofertę w formie elektronicznej przed podpisaniem umowy złoży ofertę w oryginale lub złoży podpis na wydruku oferty przesłanej elektronicznie.

b) zaoferowanie wykonania zamówienia spełniającego wymogi niniejszego postępowania poprzez złożenie stosownego oświadczenia na Druku oferty.

c) spełnienie warunków pozwalających wykonać zamówienie tj w zakresie posiadania:

- kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,

- sytuacji ekonomicznej lub finansowej,

- zdolności technicznej lub zawodowej opisanej, jako minimum wymagań w pkt 3.c)

d) złożenie oświadczenia w zakresie spełniania warunku zdolności zawodowej, opisanej w pkt 3.c) poprzez wskazanie wykonania / wykonywania usług wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy. W przypadku usług nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Złożone w tym zakresie dowody posłużą również do oceny Wykonawcy w kryterium doświadczenie (max do 15 pkt).

10. Wybór oferty nastąpi najpóźniej w dn. 06.04.2018 r.

Załączniki:

1. Druk oferty

Wójt Gminy Walim

Adam Hausman