Zapraszamy Państwa do eUrzędu - serwisu, w którym za pomocą Eletkronicznej Skrzynki Podawczej można wnieść pismo w wytypowanej sprawie bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie (o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej).

W jaki sposób składa się podanie?

Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej organu administracji publicznej (zobacz eUrząd), umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego organu, a także ustnie do protokołu.

zobacz: dane teleadresowe Urzędu

Co powinno zawierać podanie?

W podaniu należy wskazać przynajmniej imię i nazwisko osoby, która podanie wnosi do Urzędu, jej adres oraz określić żądanie. Podania muszą również czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Podanie musi być podpisane zarówno przy wniosku pisemnym jak i ustnym do protokołu. W drugim przypadku protokół powinien być podpisany także przez osobę, która go sporządziła. Jeżeli osoba, która wnosi podanie do Urzędu nie może lub nie umie podpisać podania wtedy podpis może złożyć inna osoba, która została upoważniona przez osobę występującą do Urzędu z podaniem.

Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:  (1) być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub profilem zaufanym, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, oraz (2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

Osoba wnosząca podanie może zażądać potwierdzenia wniesienia podania do Urzędu. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

Jeśli złożono podanie do niewłaściwego organu...

Jeżeli podanie wniesiono do organu niewłaściwego, organ ten niezwłocznie przekazuje je do organu właściwego zawiadamiając o tym wnoszącego podanie. Zawiadomienie o przekazaniu powinno zawierać uzasadnienie.

Podanie wniesione do organu niewłaściwego przed upływem terminu uważa się za wniesione w terminie.

Jeśli podanie dotyczy kilku spraw, a zostało złożone do jednego organu, rozpatruje on podanie tylko w tej części, która go dotyczy. Organ informuje osobę, która wnosi podanie do Urzędu, że musi złożyć dodatkowe podania do innych organów, które właściwe są do rozpatrzenia pozostałych spraw. Odrębne podanie złożone zgodnie z ww. zawiadomieniem w terminie 14 dni od doręczenia zawiadomienia uważa się za złożone w dniu wniesienia pierwszego podania.

Natomiast jeśli nie można ustalić właściwego organu, albo właściwym do rozpatrzenia sprawy jest sąd, wtedy Urząd zwraca (w drodze postanowienia) podanie do wnoszącego. Na postanowienie to służy zażalenie.

Termin załatwiania spraw

Każdy ma prawo żądać od Urzędu terminowego załatwienia swojej sprawy. Organ ma obowiązek załatwienia sprawy bez zbędnej zwłoki w trzech przypadkach:

  • gdy sprawa może być rozpatrzona na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem załatwienia sprawy,
  • w oparciu o dowody lub fakty powszechnie znane z urzędu organowi, który rozpatruje sprawę,
  • na podstawie dowodów i faktów możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza organ.

W przypadku gdy na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać, Urząd powinien poinformować o tym obywatela i określić termin, w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi oraz podać przyczyny zwłoki.

Jeżeli do rozstrzygnięcia sprawy potrzebne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, Urząd powinien rozpatrzyć sprawę w ciągu miesiąca, a w wyjątkowych przypadkach (gdy sprawa jest skomplikowana) w ciągu dwóch miesięcy. Nie wlicza się tutaj okresów opóźnień z przyczyn niezależnych od organu (np. działanie sił przyrody takich jak powódź, zaniechania innych organów, które są istotne do załatwienia sprawy, braku dokumentów, które strona ma obowiązek dostarczyć Urzędowi).

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie Urząd musi zawiadomić strony i podać przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia (Samorządowe Kolegium Odwoławcze, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej). Jeśli uzna on, że zażalenie jest uzasadnione wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszeniu terminów załatwienia spraw w przyszłości.

Organ wyższego stopnia sprawdza jednocześnie czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Wymagane dokumenty

Często razem z podaniem kierowanym do Urzędu należy dołączyć dodatkowe dokumenty, dlatego tez należy wcześniej dowiedzieć się, jakie dokumenty są wymagane, gdzie można je uzyskać lub skąd pobrać odpowiednie druki, a także w jakiej formie powinny one być dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Szczegółowych informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie korzystając z danych teleadresowych zamieszonych w BIP.

Wszystkie dokumenty muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych dokumentów jest przestępstwem. Nie wolno dokumentów niszczyć, ani przerabiać. Nie można też wprowadzać w błąd urzędnika za pomocą dokumentów sfałszowanych. Naruszenie tych zasad powoduje odpowiedzialność karną.

Opłata skarbowa

Pracownik załatwiający sprawę ma również obowiązek udzielić informacji dotyczących opłaty skarbowej uiszczanej przy składaniu wniosku: czy jest ona wymagana, jeśli tak, to w jakiej wysokości i w jaki sposób należy dokonać wpłaty.

Odwołania i zażalenia

Od decyzji wydanej przez Urząd w pierwszej instancji można odwołać się do organu wyższego stopnia (chyba, że ustawa przewiduje inny organ odwoławczy). Urząd ma obowiązek w wydanej przez siebie decyzji umieścić pouczenie o możliwości odwołania się. Nie trzeba szczegółowo uzasadniać odwołania, wystarczy aby wynikało z niego, że strona nie jest zadowolona z wydanej decyzji. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji za pośrednictwem organu, który wydał decyzję w ciągu 14 dni od doręczenia stronie decyzji. W przypadku, gdy decyzja została ogłoszona ustnie - 14 dni od dnia ogłoszenia jej stronie. Wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji, chyba że decyzji został nadany rygor natychmiastowej wykonalności lub decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy prawa. Ponadto decyzja podlega wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, gdy jest zgodna z żądaniem wszystkich stron. Na wydane w toku postępowania postanowienia służy stronie zażalenie (gdy kodeks postępownia administracyjnego tak stanowi). Zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia stronie, gdy postanowienie zostało ogłoszone ustnie - od dnia jego ogłoszenia stronie. Postanowienie, na które nie służy zażalenie można zaskarżyć tylko w odwołaniu od decyzji. Wniesienie zażalenia nie wstrzymuje wykonania postanowienia, jednakże organ administracji publicznej, który wydał postanowienie, może wstrzymać jego wykonanie, gdy uzna to za uzasadnione.